Обоснование аренды офиса

Содержание

Как арендовать офис без юридических проблем — Эльба

Обоснование аренды офиса

Аренда офисов — больная тема для предпринимателей. Кого-то арендодатель выгоняет без объяснения причин, кто-то снимает помещение в жилом доме с пианистом за стеной, а кому-то администрация закрывает окно рекламным полотном. От каждой проблемы есть юридическая защита. Мы подготовили советы, как не потерять деньги, сохранить место и работать с комфортом.

1. Проверьте арендодателя

Заключайте договор только с уполномоченным лицом. Все остальные бумаги не имеют юридической силы, поэтому ваше право находиться в помещении будет призрачным. Вас выселят в любой момент.

Помещение в аренду сдают три вида лиц: собственники, представители собственников и субарендодатели. У представителей проверьте доверенность, у субарендодателей — согласие арендодателей.

Проверка доверенностей на сайте нотариальной палаты

Во всех случаях запросите:

— Оригиналы документов на помещение или заверенные нотариусом копии. Они помогут убедиться, что вы получите именно то помещение, которое хотите. Обычные копии легко подделать, поэтому им лучше не доверять.

— Договор на покупку помещения и свежую выписку из ЕГРН. Они подтвердят право собственности на помещение. Выписку можно заказать на сайте Россреестра, это стоит несколько сотен рублей.

— Выписку из ЕГРЮЛ. Она поможет узнать, действительно ли перед вами директор организации. Её можно заказать на сайте налоговой, это бесплатно.

Сначала посмотрите документы и пообщайтесь с уполномоченным лицом, и только потом подписывайте договор. Если вокруг вас создают ситуацию спешки и просят заплатить прямо сейчас, а лучше наличкой, возможно, вы столкнулись с мошенниками. Если рассказывают сказку, что документы в сейфе, ключи у директора, а директор на Санторини — тоже. Будьте осторожны и не торопитесь.

2. Найдите в договоре опасные пункты и поговорите о них с арендодателем

Договор аренды — это ваша главная защита в спорах с арендодателем. Попросите проект договора, возьмите тайм-аут на пару дней и внимательно прочитайте каждую строку. Привлеките юриста, если формулировки непонятны и ссылки между пунктами запутанны. Подготовьте ваши предложения по договору и поговорите с арендодателем. Будьте доброжелательны: если требовать и качать права, вам откажут.

На что обратить внимание в договоре — читайте ниже.

Что берёте в аренду

Договор должен точно описывать помещение: адрес, метраж, этаж, расположение, номер помещения. Без этих данных документы подписывать бессмысленно: они не имеют юридической силы и не помогут защитить ваши права —   ст. 607 ГК РФ.

При плате за квадратные метры попросите копию кадастрового паспорта помещения. В нём указана точная площадь вашего офиса, поэтому вы не переплатите за лишние метры.

Проследите, что в договоре описано именно то помещение, о котором договорились. Бывают ошибки и намеренные подлоги для увеличения арендной платы.

Что входит в арендную плату

Арендодатели заманивают клиентов и на сайтах указывают цену без учёта коммунальных платежей и дополнительных услуг. Предприниматели видят привлекательное предложение, а об остальных платежах узнают слишком поздно. Не попадайтесь на уловку и учитывайте все платежи при выборе офиса.

Ниже расскажем, за что, возможно, придётся доплачивать.

Коридорный коэффициент — плата за общие помещения. Арендодатель делит её между всеми съемщиками. Способ расчёта для всех один, поэтому вряд ли вам удастся договориться об особенной цене для себя.

Коммунальные услуги — плата за отопление, воду и свет. Лучше оплачивать всё по счётчикам. Это единственный способ понять, что вам выставляют счета не на случайные суммы.

Уборка. При завышенной цене откажитесь от услуги. Пообещайте, что сами будете содержать помещение в чистоте.

Охрана. Выясните, как попасть на работу: заказывать ли ключи для сотрудников, покупать ли пульты для шлагбаума.

Парковка. Узнайте, сколько вам полагается парковочных мест. Лучше всего получить фиксированное место, которое будет принадлежать только вам. Принцип: «кто раньше приехал, тот и припарковался» не удобен. Временами вы будете приезжать на работу и обнаруживать, что всё уже забито машинами.

С какого момента платить за аренду

Плохо, если в договоре указана точная дата первого платежа, и она близко. Например, сейчас 4 апреля, а вы платите с 8 апреля. Возможно, к этому времени вы не заедете в офис, а платить придётся. Лучше пусть в договоре будет фраза: «с момента приёма помещения по акту».

Как часто арендная плата будет расти

Повышать арендную плату чаще раза в год — запрещено. Если в договоре прописаны другие условия, они незаконны по ч. 3 ст. 614 ГК РФ. Предложите избавиться от них.

За что вас выселят

В общем случае у арендодателя есть право расторгнуть договор через суд, если арендатор ухудшает помещение или более двух раз подряд просрочил арендную плату — ст. 619 ГК РФ.

Арендодатели прописывают в договоре условия получше. Обычно они вправе выгнать арендатора без суда и объяснения причин. Вряд ли вы переубедите собственника. Зато можете попросить, чтобы вас предупредили заранее, например, за 2 месяца — и дали вам время найти новое место.

Как съехать досрочно

Пропишите в договоре, в каком случае вы расторгните договор. Упомяните, как это будет происходить: за какое время вы предупредите арендодателя, требуется ли его письменное согласие, вернуть ли вам депозит и в какой срок.

По закону арендатор вправе расторгнуть договор через суд, если помещение стало непригодным, а арендодатель не делает капитальный ремонт — ст. 620 ГК РФ. В реальности это бывает редко.

Можно ли вам менять вид деятельности

Представители бизнес-центров узнают у арендодателей направление бизнеса и прописывают его в договоре. Они следят, чтобы рядом не было двух конкурирующих фирм, и не возникали конфликты. Если решите поменять формат работы, то нарушите договор и, возможно, потеряете помещение — ст. 615 ГК РФ.

Порой предприниматели заранее знают, что займутся другим делом. Если это ваш случай, предупредите арендодателя и попросите убрать пункт из договора.

Кто делает ремонт

По закону капитальный ремонт — обязанность арендодателя, мелкий — арендатора — ст. 616 ГК РФ. В договоре ответственность можно распределить по-другому, например, повесить всё на арендатора. При долгосрочной аренде этот пункт обернётся крупными расходами. Постарайтесь исключить его.

После ремонта в офисе появляются улучшения. Отделимые, например, полки и люстры, принадлежат арендатору. Неотделимые, например, стеклопакеты — арендодателю. В договоре прописывают, как рассчитать компенсацию за них и как согласовать улучшения.

Срок аренды

При аренде помещения на год и больше договор регистрируют в Россреестре. Именно поэтому арендаторам предлагают контракт на 11 месяцев. Когда срок пройдёт, арендодатель проиндексирует цену — он имеет на это право.

По закону вы обладаете преимущественным правом аренды — ст. 621 ГК РФ. Когда срок аренды закончится, арендодатель должен выбрать вас снова. Один из пунктов договора может отменить это право, поэтому проследите, чтобы его не было.

Штрафы

В бизнес-центрах штрафуют за нарушения Правил внутреннего распорядка. Прочитайте и соблюдайте: пишите заявки на работу в вечернее время, вовремя оформляйте электронные пропуска, завозите мебель с чёрного входа. Правила общие, поэтому изменить их под себя не получится.

Специальные условия

Подумайте, в какой обстановке хотите работать. Если цените вид из окна, запретите вешать рекламные полотна на фасаде. Если договорились о стойке ресепшена в коридоре, попросите зафиксировать это в договоре. Сразу позаботьтесь о себе и предотвратите споры.

3. Осмотрите помещение

Что проверить:

— Осмотрите пол, стены и потолок. Поищите трещины и следы краски.

— Включите кондиционеры. Проверьте, что они работают, а не глохнут под слоем пыли.

— Подключитесь к вай-фаю и проверьте скорость соединения.

— Посмотрите розетки и подумайте, понадобятся ли удлинители. Представьте, как расположите столы и рассадите сотрудников.

— Познакомьтесь с соседями. Узнайте, чем они занимаются: возможно, организуют праздники или курсы актёрского мастерства, а вам важна тишина. Расспросите про арендодателя.

Обо всех недостатках расскажите представителю арендодателя. Пока все не устранят, не въезжайте в помещение — по закону ответственность будет на вас — ст. 612 ГК РФ. Формальный способ — прописать недостатки в акте и назвать срок устранения.

Пример: арендатор не заявил о недостатках сразу

Фирма сняла офис в бизнес-центре. Помещение осмотрели второпях, подписали акт и заехали. В июне пришла жара. Оказалось, что кондиционеры не работают. Арендатор попросил починить технику, а администрация отказала.

Фирма попросила суд расторгнуть договор. Суд отказал: когда арендатор принимал помещение, он должен был заметить проблему и написать о ней в акте. Раз подписал акт, где сказано, что претензий нет — от суда нечего требовать.

Дело № А40-176187/18.

4. Согласуйте ремонт с арендодателем

До подписания договора ничего не ремонтируйте. Вдруг арендодатель по договору не платит за неотделимые улучшения или вообще откажется с вами работать.

После подписания договора и акта о приёме помещения заручитесь согласием арендодателя на ремонт. Важно получить компенсацию за всё, что останется в помещении после вас. Лучше всего — согласовать дизайн-проект, проект перепланировки и смету. Пусть арендодатель ознакомится с ними под подпись. Во всех остальных случаях арендодатель имеет право отказать в компенсации — ст. 623 ГК РФ.

Бывает два случая:

— Расходы на ремонт уменьшают арендную плату.

— Арендодатель платит после прекращения договора.

В любом случае сохраняйте чеки и договоры с подрядчиками.

P.S. При выезде сдайте помещение по акту

Арендную плату начисляют, пока помещение не сдано по акту — ст. 622 ГК РФ. Выезжать без акта — опасно. Арендодатель потребует деньги через суд — и придётся заплатить. Правило выглядит глупым, потому что вы уже не пользуетесь помещением, но для суда это не важно.

Когда предприниматель переезжает в другой офис, он зовёт арендодателя на приёмку.

Если представители собственника куда-то пропали, подготовьте письменное приглашение на осмотр в определённое время и отправьте письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Если всё равно не пришли, отправьте второе письмо. Потом составьте акт со свидетелями. Эти документы спасут вас, если собственник вздумает пойти в суд и потребует арендную плату.

Пример: арендатор не сдал помещение по акту

Компания просрочила несколько платежей за аренду. Арендодатель устал от обещаний заплатить и отправил ей уведомление о расторжении договора. Заодно пригласил на передачу помещения к определённой дате. Представители компании не пришли, они молча переехали в другое место.

Через некоторое время арендодатель обратился в суд с требованием заплатить аренду за три месяца. В суде директор компании сказал, что не занимал помещение, поэтому и платить не будет. Акт он не подписал, поэтому проиграл дело. Пришлось заплатить 154 215 рублей.

Дело № А37-2437/2015

Статья актуальна на 04.04.2019

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/1330/rent_office

Как обосновать расходы на оплату услуг аренды и правомерность вычета по НДС — Audit-it.ru

Обоснование аренды офиса

Кошкина Т. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Определением от 24.04.2017 № 305-КГ17-3465 судья Верховного суда отказала ИФНС в передаче кассационной жалобы для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам ВС РФ, тем самым подтвердив законность мнения нижестоящих судов об обоснованности расходов на оплату услуг аренды и правомерности вычета по НДС.

Обоснованность полученной налоговой выгоды доказывало ООО, основным видом деятельности которого является выполнение различных дорожно-строительных работ. В материалах дела подробно описано, как налогоплательщик доказывал правомерность учета расходов и предъявления «входного» НДС к вычету.

Полагаем, этот успешный опыт оспаривания решения инспекции можно взять на вооружение.

Суть налогового спора

Обстоятельства налогового спора подробно изложены в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2016 по делу № А40-97808/2015.

Текст данного судебного акта содержит детальное описание представленных налогоплательщиком аргументов и является, по сути, инструкцией по оспариванию решения ИФНС о доначислении налога на прибыль и отказе в вычете по НДС со стоимости услуг аренды.

Итак, одним из контрагентов, у которых налогоплательщик арендовал строительную и иную технику, являлось ООО «Т», по которому инспекция предъявила претензии. В частности, согласно заключенному договору:

  • во временное пользование передавалось следующее имущество: фрезы дорожные, асфальтоукладчики, дорожные катки, фронтальные погрузчики;
  • стоимость аренды составляла 74 млн руб. ежемесячно.

В день подписания договора техника была принята арендатором по соответствующему акту приема-передачи. При этом не проводился ее детальный осмотр и не проверялось техническое состояние объектов (обоснование – данные объекты ранее уже арендовались у ООО «Т», что документально подтверждено).

При последующем детальном осмотре (в этот же день) представителями арендатора и арендодателя были выявлены:

  • существенные технические дефекты, препятствующие использованию дорожной техники;
  • следы внешнего воздействия на государственных регистрационных номерах;
  • отсутствие ряда копий паспортов транспортных средств, паспортов самоходных машин.

В тот же день подписано соглашение о передаче арендатору иного временно свободного имущества взамен техники по первому перечню. При этом стороны договорились, что ранее переданные объекты остаются на временное хранение на площадке арендатора (до момента, когда у арендодателя появится возможность для их передислокации).

Взамен техники из первого перечня также в связи с производственной необходимостью во временное пользование за плату передаче подлежало следующее имущество:

  • асфальтобетонные заводы ALMIX;
  • бетонный завод LIEBHERR;
  • мобильные дробильно-сортировочные комплексы Sandvik;
  • генераторы AIRMAN и Caterpillar.

Исходя из условий доп. соглашения плата за предоставление во временное пользование имущества, перечисленного во втором перечне, взамен техники по первому перечню также составила 74 млн руб. ежемесячно.

В ходе выездной налоговой проверки инспекции были представлены копии всех установленных требованиями законодательства документов по хозяйственной деятельности с ООО «Т»: договор, счета-фактуры, первичные учетные документы, карточки счетов бухгалтерского и налогового учета (оригиналы документов отсутствовали по той причине, что была совершена кража неустановленными следствием лицами, что подтверждалось справкой ОВД).

Налоговый орган указывал:

  • у налогоплательщика отсутствовала необходимость арендовать имущество, поскольку он имел в собственности аналогичные основные средства, в связи с чем часть объектов простаивала;
  • налогоплательщик не убедился в добросовестности партнера, который являлся недобросовестным налогоплательщиком, поскольку совершал налоговые правонарушения.

Аргументация налогоплательщика

Доказывая обоснованность получения налоговой выгоды в виде экономии на размере налога на прибыль (вследствие учета в расходах сумм арендной платы) и НДС (ввиду предъявления сумм «входного» налога к вычету), арендатор использовал следующие аргументы.

Выполнение различных дорожно-строительных работ связано с использованием значительного объема сложной дорогостоящей техники, а также необходимостью обеспечить непрерывность производства работ.

Большая часть работ носит сезонный характер. В связи с климатическими особенностями и требованиями большинства применяемых технологий производства дорожных работ объем работ, выполняемых в зимний период, существенно ниже, чем весной – осенью.

Специфика работ связана также с существенными временными ограничениями – основная по объему часть работ выполняется в ночное время и сильно сжатые сроки.

В связи с этим стандартной для «дорожников» является модель работы, предполагающая аренду большого количества различной техники, позволяющей выполнять договорные обязательства.

Расходы направлены на получение доходов

Потребность в аренде техники определялась исходя из заключенных в начале года договоров и планируемых к подписанию контрактов.

Согласно прогнозам работы с использованием дорожно-строительной техники требовалось проводить одновременно на нескольких территориально обособленных объектах.

Причем дорожное строительство в городах всегда связано со сжатыми сроками производства работ в стесненных условиях, поэтому для достижения непрерывного и бесперебойного характера работы обычной практикой для данного производства является наличие возможности для скорейшей замены той или иной техники, в случае если возникли технические неисправности. Соответственно, наличие свободных мощностей в виде фрез, асфальтоукладчиков и катков являлось обязательным условием заключения и выполнения договорных обязательств.

Специалистами был подготовлен расчет, отражающий:

  • потребность в асфальтобетоне (по видам) и бетоне;
  • объемы асфальтобетона, которые реально произвести на собственных производственных мощностях.

К сведению: налогоплательщик указывал: имеющиеся на балансе асфальтосмесительные установки и асфальтобетонный завод в рассматриваемый период позволяют собственными силами в идеальных технических и погодных условиях (то есть теоретически) произвести только 119 040 т, что, во-первых, в реальных условия практически невозможно, а во-вторых, гораздо меньше, чем расчетная потребность.

Более того, согласно условиям контрактов работы на некоторых строительных объектах должны были производиться со стабилизирующей добавкой – «УНИРЕМ» (универсальный модификатор; добавка, изменяющая физико-химические свойства и структуру асфальтобетона). Асфальтобетон с такой добавкой невозможно произвести на имеющихся мощностях в силу технических ограничений. В связи с этим потребовалось взять в аренду асфальтобетонные заводы ALMIX.

Потребность в двух мобильных дробильно-сортировочных комплексах Sandvik также была основана на необходимости выполнения обязательств перед заказчиками. Дело в том, что для производства асфальтобетона был необходим щебень разных фракций.

Рецептура изготовления асфальтобетона утверждается в контролирующем органе (ОАТИ) и перепроверяется перед началом производства (ГОСТ 9128-2013 и ГОСТ 31015-2002). Документы позволяют посчитать, сколько требуется того или иного материала для производства 1 т асфальтобетонной смеси.

Покрыть потребности в щебне для каждого вида асфальтобетонной смеси позволяла аренда двух мобильных дробильно-сортировочных комплексов.

В соответствии с заключенными договорами субподряда необходимо было произвести исправление и замену бортового камня. Для выполнения этой работы требовался бетон, произвести который не было возможности (ввиду отсутствия собственного завода по производству бетона). Поэтому было принято решение об аренде бетонного завода марки LIEBHERR.

Необходимость аренды генераторов вытекает из потребности в электрических мощностях для обеспечения питанием асфальтобетонных и бетонного заводов, битумного хозяйства, а также производственных помещений, таких как лаборатория по контролю качества выпускаемой асфальтобетонной и бетонной смеси, а также ремонтных мастерских.

Расходы оплачены заказчиками работ

Подтверждением производства и отгрузки асфальтобетона и бетона на тот или иной строительный объект для выполнения работ являются паспорта-накладные на отгруженную продукцию.

Факт и объемы использования конкретных видов материалов подтверждаются актами по форме КС-2, то есть количество асфальтобетона и бетона (разных марок), произведенных на арендованных объектах основных средств, соответствует объемам, указанным в актах сдачи-приема результатов работ, стоимость которых предъявлена заказчикам к оплате.

Добросовестность арендодателя подтверждается следующими полученными документами:

  • выписка из ЕГРЮЛ;
  • копия свидетельства о постановке на налоговый учет;
  • копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
  • копия паспорта генерального директора.

К сведению: налогоплательщик обратил внимание судей, что личности учредителей арендодателя устанавливались при государственной регистрации, а документы, касающиеся хозяйственной деятельности (в том числе договоры и счета-фактуры), подписывались лично генеральным директором, данные о котором содержатся в ЕГРЮЛ и не нуждаются в каком-либо дополнительном подтверждении.

Непосредственно в решении инспекции отражено, что в проверяемом периоде арендодатель являлся действующим налогоплательщиком, не только числящимся в ЕГРЮЛ, но и представляющим в налоговые органы по месту постановки на налоговый учет отчетность в установленном законодательством порядке.

В момент заключения договоров аренды на сайтах налоговых органов отсутствовала информация, которая могла бы вызвать сомнения в добросовестности контрагента. В частности, согласно сведениям, размещенным на официальных сайтах ФНС и регионального УФНС, было очевидно следующее:

  • арендодатель не входит в число юридических лиц, в отношении которых регистрирующими органами приняты решения о предстоящем исключении из ЕГРЮЛ;
  • адрес компании не является адресом массовой регистрации;
  • в состав исполнительных органов указанной компании не входили дисквалифицированные лица.

Согласно отчету из базы данных СПАРК информационного агентства «Интерфакс» значение индекса должной осмотрительности арендодателя составляет 46 (из 100), что означает отсутствие высокого уровня риска того, что данный контрагент может оказаться недобросовестным налогоплательщиком.

Заключая договоры с контрагентом, прошедшим государственную регистрацию и состоящим на учете в налоговых органах, имеющим расчетный счет в банке, в отношении которого в открытых источниках (в том числе рекомендованных налоговыми органами для самостоятельной проверки контрагентов) отсутствовала какая-либо негативная информация, организация, исходя из принципов добросовестности и разумности, рассчитывала на добросовестность арендодателя.

Более того, организация работала с данным контрагентом и в более раннем периоде, в отношении которого у инспекции не возникло каких-либо претензий.

Позиция судей

В соответствии с Постановлением Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговый орган докажет:

  • что сведения, содержащиеся в представленных налогоплательщиком документах, неполны, недостоверны и (или) противоречивы;
  • что налоговая выгода получена налогоплательщиком вне связи с осуществлением реальной предпринимательской или иной экономической деятельности;
  • что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в частности, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом.

Указанных доказательств налоговый орган не представил.

Факт нарушения контрагентом своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды.

Налогоплательщику не было (и не могло быть) известно о каких-либо нарушениях арендодателем положений действующего законодательства (если такие нарушения в принципе имели место), так как налогоплательщик не имеет возможности и полномочий проводить подобный контроль.

Обществом были предприняты все необходимые и доступные меры для проверки существования и добросовестности контрагента.

Выполнение партнером договорных обязательств перед обществом, квалифицированная подготовка первичных документов бухгалтерского учета являлись для налогоплательщика безусловным доказательством добросовестности данного контрагента.

Итак, арбитры, в том числе на уровне Верховного суда, согласились с наличием у организации права учесть расходы в виде сумм арендной платы и воспользоваться вычетом «входного» НДС. Чтобы доказать обоснованность полученной налоговой выгоды, налогоплательщик представил:

  • сведения о наличии собственных производственных мощностей;
  • расчеты потребности в соответствующих видах основных средств и материалов;
  • документы, подтверждающие объемы фактически выполненных и сданных заказчикам работ.

При подготовке аргументов в защиту своей позиции налогоплательщик не пожалел времени и сил ­– информация была представлена:

  • в разрезе договоров;
  • в отношении каждого вида техники (погрузчиков, генераторов и т. д.);
  • объемы произведенных (на собственных и арендованных мощностях) и использованных материалов были сопоставлены с количеством, предъявленным заказчикам на основании актов сдачи-приема результатов работ.

Убедить судей удалось благодаря скрупулезности при выполнении расчетов и оформлении доказательств (для удобства восприятия были подготовлены таблицы сравнений соответствующих показателей).

Необходимость наличия некоторых видов техники в запасе организация обосновала спецификой выполнения работ (сжатые сроки) и требованиями заказчиков.

Полагаем, данный положительный опыт можно взять на вооружение.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/court/a51/911309.html

Осторожно! Скрытые затраты при аренде офиса

Обоснование аренды офиса

Структура затрат при аренде офиса складывается из многочисленных пунктов. Речь идёт о базовой ставке аренды, эксплуатационных расходах, НДС, оплате коммунальных услуг, депозите и авансе, отделке и дизайнерском проекте. Четкое понимание структуры затрат сделает вас сильными на переговорах и может дать преимущества при заключении договора

Структура затрат на аренду

Прежде чем говорить о скрытых затратах, давайте посмотрим, из чего складываются основные платежи за аренду:

  • Базовая ставка аренды;
  • Эксплуатационные расходы;
  • НДС;
  • Коммунальные платежи.

Эта структура проста и понятна, чаще всего, арендаторы хорошо её видят и ориентируются исключительно на неё. Однако это далеко не все платежи, которые ждут вас в ближайшие месяцы до и после переезда.

Следует различать базовую ставку аренды и понятие арендных платежей в целом ('all in', 'всё включено').

Ставка аренды = базовая ставка аренды + OPEX (операционные расходы) и эксплуатация + НДС

Правильнее будет структурировать платежи следующим образом:

1) платежи за пользование помещением:

  • базовая ставка аренды;
  • эксплуатационные расходы (контролируемые и неконтролируемые);
  • оплата коммунальных услуг;
  • депозит;
  • аванс;
  • НДС.

2) расходы на подготовку помещений:

  • рассадка;
  • дизайн-проект;
  • отделочные/ремонтные работы;
  • мебель.

Арендные платежи и коммунальные услуги: что нужно знать?

Арендные платежи выплачиваются ежеквартально либо ежемесячно. Это вопрос договорённостей либо существующих правил конкретного арендодателя. При этом для вас как для бизнеса (в особенности операционного) удобнее, если платежи производятся ежемесячно. Для собственника выгоднее, когда они ежеквартальные. Поэтому вам может быть интересно поднять этот вопрос на переговорах.

Коммунальные платежи не входят ни в базовую, ни в 'all-in' ставку аренды.

Чаще всего коммунальные платежи оплачиваются по фактическому потреблению в помещении. Но есть одно «но»: иногда они входят в эксплуатационные расходы, при этом электроэнергия всегда оплачивается только по факту.

То, как это организовано, различается от здания к зданию, от собственника к собственнику. При этом собственник не имеет права продавать вам электроэнергию по завышенным тарифам: его цель компенсировать фактические суммы счетов от города.

Здесь нет возможности маневра по ценам, однако, уделить внимание тому, за что и как вы платите – традиционно рекомендуют все специалисты.

Для того, чтобы разобраться, из чего состоят коммерческие условия от и до, нужно смотреть коммерческое предложение, которое вам делает собственник.

Коммерческое предложение выпускается предварительно договору аренды на этапе переговоров по коммерческим условиям: и содержит все показатели, относящиеся к аренде офиса, в том числе и структуре расходов.

Парковка: где искать скрытую стоимость

Парковка, если она есть в принципе, различается следующим образом: паркинг либо подземный, либо наземный. Количество машиномест рассчитывается из кв. м. арендуемой площади. Коэффициент парковки, используемый для расчета, варьируется от здания к зданию. Арендовать парковку или нет, это всегда ваш выбор как арендатора.

Обычно в рамках менее загруженных районов – в бизнес-парках за МКАД или на МКАД, до ТТК – коэффициент парковки составит от 25 кв. м до 70 кв. м – это одно машиноместо на арендуемую площадь.

Это даёт одно машиноместо на 25-70 кв. м. арендуемой площади. В районах с более активной бизнес-средой либо в историческом центре коэффициент может варьироваться из расчета одно место на 100 кв. м.

– 300 кв. м.

Рассмотрим на примере: допустим, вы арендуете офис на 600 квадратных метров. Если ваш офис от МКАД до ТТК, вам смогут предложить от 8 до 24 машиномест, в зависимости от коэффициента. В центре города у вас будет 2-6машиномест на офис такого же размера.

Если критично наличие большого количества машиномест, следует смотреть за пределы МКАД, как минимум, за ТТК.

Затраты при переезде

Есть ряд затрат, которые нужно предусмотреть при переезде. Мы не берём в расчёт грузчиков, упаковку и машины, хотя эти затраты тоже обязательно будут.

В нашем случае остановимся на расходах, связанных с подготовкой помещений к использованию, ведь чаще всего, даже если помещения уже с отделкой (новой или “за выездом” предыдущего арендатора), у вас будут свои пожелания к новому дому. Итак, на что нужно обратить внимание:

  • Затраты на архитектора, который выполнит дизайн проект и тестовую рассадку в рамках вашего нового офисного помещения;
  • Отделочные/ремонтные работы в случае аренды офиса в состоянии бетон (shell and core);
  • Косметические работы в случае аренды помещения в состоянии «как есть», также это называется «за выездом» предыдущего арендатора. Под этим подразумевается отделка внутри помещений. Обратите внимание, что, если планировка вас вполне устраивает и глобально ничего менять не нужно, то «косметику» можно возложить на собственника.

Последние два пункта могут совмещаться: отделочные и косметические работы. Это возможно в том случае, когда необходимо в состоянии «как есть» переносить перегородки, менять офисное пространство.

Единовременные платежи при переезде

Отдельно нужно проговорить аспект единовременных платежей, которые неизбежны при переезде. Не каждый арендатор, который переезжает в новый офис, понимает, что при переезде у него будут серьезные затраты по следующим пунктам:

1. Депозит в размере 2-3 месяцев, который сохраняется на протяжении всей аренды и является гарантией исполнения обязательств по оплате арендных платежей, соблюдения правил пользования помещениями и условий договора.

2. Отделочные работы, о которых мы упомянули выше. Эти работы опционально могут быть выполнены собственником. Авансовый платеж, размер которого определяется на этапе переговоров, может исчисляться в размере от месяца до трех месяцев аренды.

Аванс может быть больше, когда отделочные/ремонтные работы выполняет арендодатель. В этом случае средства на отделочные работы арендодатель частично берет из аванса.

Кроме того, аванс – это дополнительная гарантия того, что арендатор не расторгнет договор и всё-таки заедет в помещение, так как собственник вкладывает серьезные средства в отделку помещений под конкретного арендатора.

Таким образом, единовременные платежи могут состоять от 3 до 12-15 месяцев аренды. Конечно, авансовая часть означает, что в дальнейшем вы не платите арендную плату в течение некоторого времени (соответственно размеру аванса). Но взять эти деньги из оборота бизнеса для самого бизнеса в моменте может быть весьма непросто.

Из чего состоят депозит и аванс?

Депозит состоит из суммы арендной платы, которая включает в себя базовую ставку, OPEX и НДС, а также стоимость парковочных мест. Также депозит может индексироваться на протяжении всего срока аренды, чтобы всегда соответствовать ставке аренды, которую платит арендатор в определённом момент времени: в этом случае вы ежегодно пополняете депозит.

Аванс также может состоять из OPEX, ставки аренды и НДС. При заключении договора аренды арендатор обязан оплатить депозит и аванс, чтобы обеспечить изначальное исполнение договора. Это значит, что договор вступает в силу не только с момента его подписания, но и с момента зачисления средств на счет собственника.

Авансовый платёж засчитывается за первые месяцы аренды: допустим, вы заплатили за 9 месяцев, затем в последующие 9 месяцев вы не платите арендную плату.

Хотите, чтобы структуру платежей контролировал для вас профессионал? Воспользуйтесь услугами консультанта по подбору офиса. Это бесплатно.

Источник: https://officenavigator.ru/

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5da818a674f1bc00b1d51c18/ostorojno-skrytye-zatraty-pri-arende-ofisa-5db159bf97b5d400b223134a

Обоснование стоимости аренды

Обоснование аренды офиса

  • Наша компания не бюрократизирована и у нас нет десятков руководителей, кормящихся за счет клиентов.
  • Все наши сотрудники, имеют огромный опыт в оценке различных объектов и отработанные методы, сильно сокращающие трудозатраты на оценку.
  • Мы не тратим Ваши деньги на свою имиджевую атрибутику. Лучший имидж для нас – довольные клиенты.

Деятельность государственных бюджетных учреждений жестко регламентируется действующим законодательством и контролируются другими государственными органами, прежде всего – Федеральным казначейством.

В числе обязательных требований, предъявляемых к ГБУ и другим организациям с подобным статусом – обоснование стоимости аренды стороннего имущества.

В большинстве случаев для этого используется расчет начальной максимальной цены контракта (сокращенно – НМЦК), который затем используется при проведении конкурсных процедур.

Основные принципы расчета НМЦК

Расчет НМЦК используется для обоснования стоимости аренды в том случае, если деятельность арендатора или арендодателя подпадает под действие положений №44-ФЗ, конкретно – статьи 19 этого Федерального закона, принятого 5 апреля 2013 года.

При этом обычно используется метод сопоставимых рыночных цен. Его суть заключается в умножении объема закупки (в данном случае – арендуемой площади) на средневзвешенное значение сложившихся на рынке расценок на схожее по характеристикам имущество.

Расчет НМЦК при помощи метода сопоставимых цен применяется для двух категорий товаров или услуг, приобретаемых на конкурсной основе. Важно отметить, что применительно к аренде речь идет именно об услугах.

К первой относятся так называемые идентичные услуги, имеющие одинаковые технические, функциональные, эксплуатационные и качественные свойства. При этом как незначительные рассматриваются отличия в оснащении арендуемых помещений мебелью или оборудованием, вариантах отделки и других подобных характеристиках.

Во вторую категорию входят однородные объекты аренды. Они имеют схожие характеристики, но обладают и различиями, которые невозможно отнести к незначительным. Речь в этом случае может идти, например, о площади или других подобных свойствах арендуемых помещений.

Основные источники информации для расчета НМЦК методом сопоставимых цен

Обязательным условием грамотного обоснования стоимости аренды с применением метода сопоставимых цен выступает получение достаточного объема исходной информации о схожих сделках. Основными источниками данных являются такие:

  • направление запроса нескольким потенциальным поставщикам услуг, минимальное количество которых равняется 5-6;
  • размещение ценового запроса в ЕИС Госзакупки;
  • получение информации из реестра уже заключенных контрактов ЕИС;
  • анализ общедоступных сведений, к числу которых относятся: рекламные цены на аренду имущества, данные тематических интернет-ресурсов, цены аренды недвижимости из государственной статотчетности и т.д.

 Этапы обоснования стоимости аренды при помощи расчета НМЦК

Стандартный порядок действий, предпринимаемых для обоснования цены аренды, выглядит следующим образом:

  • сбор исходных данных, осуществляемый одним из перечисленных в предыдущем разделе способов;
  • пересмотр цен с учетом особенностей потребностей в аренде конкретного государственного учреждения;
  • расчет средневзвешенной цены;
  • расчет НМЦК с применением стандартной формулы, предусматривающей умножение полученной на предыдущей стадии средневзвешенной цены на потребность в арендуемых площадях;
  • корректировка цен, учитывающая способ проведения закупок с исходными данными. Стандартными считаются следующие увеличения цены: на 10% для конкурсов, на 13% для аукционов, на 17% для запроса предложений и котировок;
  • учет временного фактора. Исходные данные берутся за разные календарные периоды, а потому требуется приведение к сопоставимому ценовому уровню. Для этого рекомендуется использоваться индексы инфляции потребительских цен Росстата или другие аналогичные показатели официальной статистики.

 Поэтапная реализация перечисленных мероприятий позволяет составить обоснование стоимости аренды, полностью соответствующее требованиям актуального на данный момент законодательства. Важно понимать, что выполнение подобных работ требует наличия соответствующей квалификации и опыта, а потому намного проще, правильнее и выгоднее обращаться за помощью к профессионалам. Тем более, что сегодня на отечественном рынке работает немало специализированных организаций, предоставляющих качественные оценочные услуги по разумным ценам.

Вопрос – Ответ

Вопрос: как обосновать стоимость аренды при отсутствии достаточного количества альтернативных предложений?

Ответ: проще всего для этого рассчитать НМЦК, получив исходные данные одним из указанных в статье способов.

Вопрос: как правильно оформить запрос о ценовой информации?

Ответ: в запросе обязательно указываются все сведения, необходимые потенциальному поставщику товара или услуги для того, чтобы составить полноценное коммерческое предложение. Речь идет о подробном описании предмета закупки, сроке предоставления ценовой информации, перечень требований ответа.

Вопрос: как учесть при расчете НМЦК инфляционное изменение цен?

Ответ: для этого в расчет вводится дополнительный коэффициент, учитывающий инфляцию. Обязательное условие – его величина должна быть определена на основании данных официальной статистики.

Источник: https://ocenka-men.ru/capabilities/real_estate/rent/obosnovanie_stoimosti_arendy/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.